Gratex Knowledge Office.NET

Gratex Knowledge Office.NET (GKO.NET) je nástroj na podporu riadenia a kontrolu vnútrofiremných procesov. Je využiteľný pre širokú škálu rôzne orientovaných spoločností. Svojou variabilitou a širokými možnosťami správy a distribuovania dokumentov zefektívňuje a sprehľadňuje riadiaci systém firmy.

Dôležitosť informácií

Dôležitosť správy informácií sa priamo odzrkadľuje v riadiacom procese. Podľa informácií americkej spoločnosti Ademero (zdroj: www.ademero.com) až 90 % všetkých firemných informácií je v papierovej forme. Zo všetkých dokumentov, s ktorými sa denne pracuje, je až 90 % nekategorizovaných a neúplných. Pritom priemerný ročný nárast počtu dokumentov vo firmách je až 22 %.
Z hľadiska informácií je možné v súčasnosti pozorovať v riadení firemných procesov nasledujúce stavy:
Informácie a dokumenty sú uložené na viacerých miestach, sú nekompaktné a neprehľadné, často je časť dokumentov archivovaná iba v papierovej forme. Uložené informácie sú duplicitné alebo nekompletné. Vyhľadávanie informácií a dokumentov je časovo náročné.
Je nutná fyzická prítomnosť osôb zúčastňujúcich sa na procesoch, riadiaci pracovníci musia byť fyzicky prítomní pri posudzovaní a schvaľovaní. V prípade ich neprítomnosti stagnujú procesy vyžadujúce schválenie, rozhodnutie alebo kontrolu.
Manažéri nemajú dostatočný prehľad o zdrojoch, na získanie informácií o dostupnosti a stave disponibilných zdrojov je potrebný dlhší čas.
Plnenie pridelených úloh sa kontroluje nedôsledne, po uplynutí istého času alebo po personálnych zmenách nie je vždy jasné, komu bola úloha pridelená a do akej miery bola splnená.
Prideľovanie aktív a práv zamestnancom je neprehľadné, neexistuje evidencia pridelených prostriedkov a práv zamestnancom na vykonávanie konkrétnych činností, resp. na využívanie aktív.
Kontrola nad rozhodovacími procesmi je nedostatočná. Nie sú jednoznačne personifikované rozhodovacie kompetencie, neexistuje evidencia rozhodnutí ani prehľad dôsledkov rozhodnutí na vývoj firmy.

GKO.NET umožňuje správu a zdieľanie vnútropodnikových informácií na základe vopred definovanej jednotnej metodiky a predpisov. Nositeľmi informácií sú elektronické dokumenty rôznych typov, ktoré sú uložené na centrálnom serveri. Jednotlivé typy dokumentov zaznamenávajú priebeh vnútropodnikových procesov. GKO.NET tiež umožňuje definovať zúčastnené roly a prehľadne prideľovať práva. Je vhodným nástrojom na globálnu kontrolu organizácie a efektívnu tímovú spoluprácu.

Riadenie firemných procesov

GKO.NET ponúka možnosti na účinné riadenie kľúčových firemných procesov, ako sú napr.:

štandardné procesy – vedenie administratívy, rozhodovacie procesy, riadenie kvality, nákup, predaj a pod.,
riadenie bezpečnosti - správa informačných systémov a úložísk, prideľovanie a riadenie systémových práv a prístupov jednotlivcov a skupín, sledovanie rizík, slabých miest, hrozieb, škôd a pod.,
správa dokumentov - evidencia, zdieľanie, aktualizácia, zálohovanie a tlač rôznych typov dokumentov, správa šablón a predlôh,
ľudské zdroje - prijatie do zamestnania, profil (kvalifikácia, školenia, kurzy), dostupnosť (prítomnosť na pracovisku, dovolenka, práceneschopnosť, služobná cesta), mzdová agenda,
správa aktív - evidencia a kategorizácia aktív, prideľovanie pracovných pomôcok a nástrojov zamestnancom,
riadenie projektov - definícia projektových tímov, predmet dodávky, termíny, riziká, predpoklady, dokumentácia, plánovanie úloh, evidencia pripomienok a zmien, riadenie kvality, kontrola.

Riešenie podporuje integrované manažérske systémy - ISO štandardy, slovenskú legislatívu (správu registratúry v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach, ochranu osobných údajov podľa zákona č. 428/2002 Z. z. o ochrane osobných údajov), interné normy a smernice.

Prínosy

Prínosy používania GKO.NET pre firmu:

zjednodušenie a unifikácia firemných procesov,
efektívna spolupráca pri vytváraní, správe a zdieľaní dokumentov, zredukovanie duplicitných zdrojov, integrácia informácií v systéme do kompaktného celku na základe vecných súvislostí,
jednoduché a rýchle vyhľadávanie požadovaných informácií a dokumentov v jednom úložisku,
zlepšenie informovanosti o udalostiach a progresoch notifikáciou zainteresovaných,
zvýšenie produktivity a zníženie nákladov na procesy automatizáciou, odbúraním neefektívnych činností, skrátením trvania procesu alebo redukciou nákladov na opätovné získanie stratenej informácie (právo na ich odstránenie je vopred definované a ich strata je takmer nemožná),
zníženie závislosti od informácií jednotlivca, informácie jednotlivca sa stávajú informáciami spoločnosti, prístup k nim majú viacerí používatelia podľa definovaných práv,
flexibilita rozhodovania a schvaľovania, proces nie je podmienený fyzickou prítomnosťou na pracovisku (napr. rozhodnutie či schválenie jedným kliknutím odkiaľkoľvek), čo zamedzuje stagnácii,
zlepšenie kontroly vedenia nad prácou svojich zamestnancov.

GKO.NET poskytuje koncovým používateľom jednoduché a intuitívne rozhranie a umožňuje:

tvorbu, správu a vyhľadávanie dokumentov, reportov a štatistík,
prezentáciu informácií vo forme tabuľky, stromu, pivot tabuľky, grafu, zostavy, kalendára udalostí, Ganttovho diagramu,
export/import údajov do formátov Microsoft Excel, Word a PDF,
stráženie termínov a mailové a/alebo sms notifikácie o zmenách.

Prístup do GKO.NET je pre používateľov jednoduchý (prostredníctvom bežnej siete alebo internetu) a jeho implementácia nevyžaduje žiadne významné zmeny v existujúcej infraštruktúre. Aplikácia je jednoducho prispôsobiteľná podmienkam zákazníka. Umožňuje flexibilnú administráciu, definovanie bezpečnostných práv a pravidiel. Je schopná integrácie s ostatnými systémami (napr. s komplexným informačným systémom Microsoft Dynamics NAV či nástrojom pre správu vzťahov). Samozrejmosťou je viacúrovňová bezpečnosť dát a lokalizácia do vybraných jazykov.
Vzhľadom na svoje komfortné a jednoducho použiteľné grafické rozhranie a nízke softvérové a hardvérové nároky predstavuje GKO.NET vhodné a cenovo prijateľné riešenie aj pre tie najmenšie firmy.

Referencie

· Allianz - Slovenská dôchodková správcovská spoločnosť

· Arca Capital Slovakia

· Gratex International

· Hornex

· Milking

· Ministerstvo vnútra SR

· Neografia